Lean ja Six Sigma

Lean ja Six Sigma. Leanin ja Six Sigman ymmärtämiseksi on aluksi syytä selventää muutama tärkeä käsite.

Prosessi

Kaikkein tärkein käsite on prosessi. Lean ja Six Sigma ovat prosessin parannusmenetelmiä, ei funktion tai jonkin toiminnon parannus- menetelmiä kuten auditointi, kehityshankkeet, ISO 9000, Laatupalkinto, EFQM, Balanced Scorecard jne. Tämä on erittäin tärkeä avainero, kun määritetään ja rajataan parannusprojektia.

Prosessi on aktiviteettien/toimenpiteiden ”ketju”, jolla on alku ja loppu ja johon sisältyy ”tuote” tai ”palvelu”, joka toimitetaan. Toisin sanoen ”jotain” kulkee ketjun läpi tai kautta (tyypillisesti: tuote, tilaus, asiakas, potilas, lasku, projekti, jne). Läpimenoaika voi olla esimerkiksi 1 sekunti tai vaikka 10 vuotta. Tuotteita voidaan valmistaa yhdestä miljardeihin yksiköihin. Prosessin olemassa olo ei perustu valmistuvien tuotteiden tai palveluiden määrään. Kysymys on näkökulmasta!

Jos et voi ”nähdä” tai kuvitella projektiasi prosessina, sinulla on vaikeuksia soveltaa prosessiparannusta (Lean tai Six Sigma).

Mikä virtaa läpi? Olio!

Prosessimääritelmässä on jokin, joka virtaa prosessin läpi. Joskus tätä kutsutaan olioksi tai entiteetiksi, itsenäiseksi kokonaisuudeksi. Tämä olio, kokonaisuus, voi olla hyvin erilainen prosessista prosessiin, mutta yllättävää on, että erilaisia oliotyyppejä on vain muutama.

1. Ihminen: Työntekijä, asiakas, potilas, ”eläin”
2. Eloton (esine): Dokumentti, osa, yksikkö, moduli, aine
3. Abstrakti: Sähköposti, puhelut, tilaukset, tarpeet, kauppa

Leanin ja Six Sigman ”jippo” on tunnistaa ensisijainen olio, joka virtaa prosessin läpi. Prosessi lisää tähän olioon arvoa (value). Totta kai jokaisen prosessin läpi kulkee myös toissijaisia olioita, mutta tarkoituksena on yleensä keskittyä tärkeimpään olioon ja sen parantamiseen (ensisijainen mittari).

Tärkeimmän olion tunnistaminen voi joskus olla vaikeaa, kun olio (kokonaisuus) muuttaa muotoa, pilkkoutuu tai monistuu. Esimerkiksi puhelintilaus muuttuu kirjalliseksi tilaukseksi, josta se muuntuu työmääräykseksi, josta työksi ja materiaaliksi ja edelleen tuotteeksi ja palveluksi, joka kuluttajalle on aluksi ehkä tavara tai palvelu ja myöhemmin toivonmukaan nautinto (asiakastyytyväisyys). Loppu jääköön lukijan arvailujen varaan!

”Tuote” tai ”palvelu” joka toimitetaan

Prosessimääritelmän viimeinen elementti oli tuote tai palvelu, joka toimitetaan. Tässä kohden yleensä tehdään suurimmat virheet määritettäessä Lean ja Six Sigma -projektia. Yksinkertaistaen toimitettu tuote tai palvelu on minimi määrä fyysisiä olioita ja ulostuloja, jotka prosessin on tuotettava täyttääkseen seuraavien vaiheiden tarpeet.

Nämä ulostulot ja ”oliot” on oltava täysin ymmärretyt ja määritellyt hyvin aikaisessa vaiheessa parannusprojektia. Esimerkiksi jos parannetaan myyntitilausten vastaanottoprosessia niin että ulostulo on abstrakti tuotanto/palvelutilaus, on tilauksen ”oliot” (esim. täyttöruudut) oltava oikein täytetyt, oikeaan aikaan ja minimi työmäärällä.

Six Sigma ja Lean-metodi

Six Sigma ja Lean ovat molemmat liiketoiminnan parannusmenetelmiä tai tarkemmin liiketoimintaprosessien parannusmenetelmiä. Molemmilla on samanlainen tavoite – parempi prosessin suoritusarvo – mutta niiden fokuksena ovat eri prosessin elementit. Molemmat menetelmät ovat myös kärsineet ”halpamyynnistä ja trivialisoinnista” ilman, että niiden saavutuksia olisi arvioitu objektiivisesti tai esitetty parempi menetelmä.

Six Sigma ja Lean on nähty toistensa kilpailijoina, vaikka ne ovat täysin toistensa vastakohtia. Kiinalaisittain Jin ja Jang tai kuten mies ja nainen.

• Six Sigma on systemaattinen menetelmä, jolla ”kaivetaan” esille avaintekijät, jotka ohjaavat prosessin suoritusarvoa ja asetetaan näille avaintekijöille parhaat arvot ja ylläpidetään nämä. Kysymys on siis priorisoinnista. Priorisointi toteutetaan vaihtelun tunnistamisella ja eliminoimisella.

• Lean on systemaattinen menetelmä, jolla vähennetään monimutkaisuutta ja virtautetaan prosessi tunnistamalla ja eliminoimalla hukka lähteet. Hukat ovat tavallisesti ne tekijät, jotka estävät virtauksen.

Yksinkertaistaen voisi sanoa, että:

Lean-menetelmällä katsotaan, mitä ei pidä tehdä ja kuinka se poistetaan. Tämä on hukka (waste).

Six Sigma-menetelmällä katsotaan, mitä pitää tehdä ja kuinka se saadaan tehtyä oikein ensimmäisellä kerralla, aina ja kaiken aikaa eli vähennetään vaihtelua. Tämä saavutetaan tunnistamalla avaintekijät ja asettamalla näille oikeat arvot.

Liiketoimintaprosessin parannuksessa on hyvä tarkastella mitä prosessissa ei pitäisi tehdä eli tunnistaa hukan eri lähteet, monimutkaisuus ja virtauttaa prosessia ja toisaalta on hyvä tarkastella, mitä prosessissa tulee tehdä ja kuinka sen suoritusarvo maksimoidaan minimoimalla vaihtelu.

Leanin ja Six Sigman toteutus ja työkalut

Lean ja Six Sigma toteutetaan käytännössä joukolla työkaluja, jotka sinällään eivät ole uusia. Uutta sen sijaan on näiden työkalujen yhdistäminen oikeassa järjestyksessä olevaksi ketjuksi, jossa työkalujen yhdistelmä muodostaa ”uuden” työkalun.

Leanissa ja Six Sigmassa on paljon samoja työkaluja ja myös eri työkaluja. Kuitenkin perusrakenne on niin samankaltainen, että molempien menetelmien yhdistäminen on havaittu synergisesti edulliseksi. Näin yhä useammin Six Sigma -kursseja on täydennetty Lean työkaluilla. Siksi myös meidän QKK:n Six Sigman -kurssin nimi on muutettu Lean Six Sigmaksi kuvaamaan paremmin kurssimme sisältöä.

Leanissa kuin Six Sigmassa pääprosessi on karkealla tasolla DMAIC.

Kyky ymmärtää yksittäisten Lean ja Six Sigma -työkalujen teoria ja käyttö on erinomaisen tärkeää, ja tärkeää on osata yhdistää eri työkalut ja niiden tuottamat informaatiot niin, että tapahtuu prosessin parannus hukkaa vähentämällä tai avaintekijöiden asetusarvoa muuttamalla tai mielellään molemmilla tavoilla samanaikaisesti. Hyvän kokonaisuuden Lean Six Sigma -prosessista saa ”Integrated LEAN Six Sigma Road Mapista” tai vaikkapa Lean Six Sigma -esitteestämme.

Mikään yritys tai yhteisö ei voi elää vain karsimalla vaan on myös kasvettava. Ja kun kasvetaan, syntyy hukkaa, monimutkaisuutta ja virtaus heikkenee, läpimenoajat pitenevät.

Lean Six Sigma tarjoaa tasapainoisen prosessiperusteisen parannusmenetelmän liiketoiminnan strategiseen parantamiseen. Sen toimivuus on osoitettu lukuisilla tieteellisillä tutkimuksilla ja myös liiketoimintatulokset puhuvat vahvasti sen puolesta.

Lean ja Six Sigma projektien tuottoja on verrattu yhdessä, siis Lean Six Sigma ja Six Sigma (1). Vertailun on tehnyt 2002 – 2003 Argent Global Service. Taulukossa on 30 Six Sigma -projektia, joiden keskimääräinen vuosisäästö on $ 689 032.

27 tutkitussa projektissa Six Sigmaan on yhdistetty Lean, jolloin keskimääräinen tuotto on $ 713 799. Siis Lean tehostaa Six Sigma projektia keskimäärin $ 24 767 vuosisäästöllä.

Yksinään Lean tuottaa keskimäärin $ 73 655 vuosisäästön.

Leanin lisääminen Six Sigmaan myös lyhensi keskimääräistä Six Sigma projektia 22,6 viikosta 20,1 viikkoon.

Kuvassa Leanin, Six Sigman ja Lean Six Sigman vaikutus säästöihin. Lean tuottaa nopeammin säästön, mutta vaikutus häviää. Six Sigma alkaa ”puremaan” vasta 12 viikon eli noin 3-4 koulutusjakson jälkeen. Ottamalla käyttöön sangen yksinkertaiset Lean tekniikat yhdessä Six Sigman kanssa saadaan tuottokäyrä nousemaan ja pysyvät paremmat tulokset, kuten taulukko kertoo.

Lean Six Sigma on siis perusteltu kokonaisuus!

Lähde:

M. Nash, S. Polling, S. Ward: Using Lean for faster Six Sigma Results – Synchronized Approach, 2006