Arvovirtakuvauksen käyttäminen operatiivisessa analyysissä

Lean on ihmisten johtamista (leadership) ja tekniikkaa (engineering). Johtamisen tukena toimivat psykologia ja johtamisteoriat. Tekniikassa tukena toimivat toimintaa säätelevien lainalaisuuksien ymmärtäminen ja kvantitatiiviset analyysit. Numeraalisessa analyysissä käytetään operatiivista toimintaa kuvaavia kaavoja (siis teoria). Lean -tekniikoita käytetään usein vain kvalitatiivisella tasolla vaikka niitä olisi mahdollista käyttää myös kvantitatiivisella tasolla. Sama analogia pätee myös laatuun, jota voidaan kehittää kvalitatiivisesti tai tehokkaammin kvantitatiivisesti.

Ennen teoriaa tarvitaan halua oppia. Tarvitaan intuitio uuden tiedon tarpeesta (lapsilla tämä on pakko eli oppivelvollisuus). Tarvitaan tietoa, mitä teorioita tulisi oppia ja omaksua. Tämän jälkeen siirrytään onnistuneeseen toteutukseen. Joskus kuulee sanonnan ”käytäntö opettaa”. Opettaa, mutta hitaasti. Mieti vaikka lapsiasi tai tuttavien lapsia, jotka ”käytännössä” ilman opetusta oppisivat lukemaan, laskemaan jne. Ns. huippuyksilöt onnistuvat (tosin hitaasti), mutta muille tämä voi olla todella hankalaa.

Tuottaapa organisaatio tuotteita tai palveluita, toteutukseen tarvitaan aina aikaa (cycle time), varastoja (work in process) sekä toiminto (transformation) jossa muunnos tapahtuu eli toiminto, jossa asiakkaalle arvoa lisäävä tuote tai palvelu syntyy. Se, kuinka paljon aikaa kuluu, paljonko tarvitaan varastoja sekä mikä on läpimenon (throughput) taso vaikuttavat toimintojen johtamiseen (management). Johtamista ja tekniikkaa ei siis voi erottaa toisistaan. Littlen laki, Kingmanin yhtälö ja poikkeamateoria auttavat ymmärtämään tuotteiden tai palveluiden toteutusta. On toki olemassa lukusia muitakin konsepteja, mutta näiden kolmen avulla pääsee alkuun.

Leanissa käytetään usein työkalua nimeltä arvovirtakuvaus (VSM eli value stream map). Tiedon keräämistä, sen luomista ja kuvan katselua kutsutaan ”mäppäämiseksi”. Harmittavan usein näkee, että kuva on luotu, mutta kysymykseksi jää mitä siitä pitäisi nähdä – oppia – parannuksen pohjaksi? Tätä ennen tulee vielä tärkeämpi kysymys, mitä siellä pitäisi olla?

Operaatioiden johtaminen (OM eli operation management) on insinööriosaamisen toimialue, kuten tuotantotalous (industrial engineering). Siinä käytetään juuri aiemmin mainittuja ja useita muita lakeja, kaavoja, jotka auttavat ymmärtämään toimintaa. Kaavojen parametrit vastaavat myös kysymykseen, mitä tietoja pitäisi kerätä VSM:n toiminnan ymmärtämiseksi, parannuskohteen tunnistamiseksi (mikä parametri tai sen muutos parantaa) ja uudelleen suunnittelemiseksi. VSM on loistava johtamisen työkalu, koska sen avulla on helppo käydä dialogia eri sidosryhmien kanssa. OM antaa pohjaa ja luotettavuutta päätöksentekoon kehitystyössä. Konseptit eivät ole toisistaan poissulkevia, vaan päinvastoin.

Seuraavana esimerkki VSM:n ja OM:n soveltamisesta. VSM:ään on kerätty prosessitiedot ja sen avulla käydään henkilöstön sidosryhmien kanssa keskustelua prosessin nykytilasta. Keskustelun tarkoituksena on sitouttaa ja varmistaa että kaikki ymmärtävät asioiden väliset riippuvuussuhteet myös määrällisessä muodossa, numeroin. Kyseessähän on tuotantosysteemi, missä riippuvuussuhteet ovat merkittävässä roolissa. OM -simulaatio auttaa laskemaan muodostuvan jaksoajan (cycle time), keskeneräisentyön (WIP), läpimenon (throughput) ja käytettävyyden joita voidaan verrata asiakasvaatimuksiin.

VSM-kuvauksessa sinisellä simulaation tulokset ja punaisella käytännön havainnot. Käytäntöä ja simulaation tuloksia vertaillessa havaitaan helposti muutostarpeet varastotasoihin ja läpimenoaikaan. Kaavoista löytyy tietoa mm. aikaisemmin kirjoitetuista artikkeleista: Aikavaihtelu 1.4.2014, Onko laatu Leania vai Lean laatua 6.3.2014 ja Lean ja hukka 19.2.2014.

Ohessa on Youtube-video, jossa kerrotaan ylläolevista kuvista. Lean-aktiviteetteja tukevia kvantitatiivisia ja kvalitatiivisia koulutuksia järjestetään jatkuvasti julkisina koulutuksina Lahdessa ja yrityksissä ympäri Suomea (Lean-toiminnan lainalaisuudet, Lean-johtaja). Teorian hallitseminen mahdollistaa parannustoiminnan soveltamisen toimialariippuvasti. Parantaminen ei ole enää mystiikkaa vaan opeteltavissa olevaa toimintaa. Analogia löytyy lääketieteestä, kylien poppamiehet ovat vaihtuneet asiantuntijoihin, lääkäreihin.

Lähteet:

1. Forrester, J.W. 1971. Principles of Systems. Productivity Press. USA
2. Hopp, W. J. & Spearman, M. L. 2008. Factory Physics third edition. McGraw-Hill Irwin.
3. Zandin, K.B. 2001. Maynard’s Industrial Engineering Handbook 5th edition. McGraw-Hill.