Johdanto – Parannustarpeen tunnistaminen kahdeksan askeleen menetelmällä

Prosessi-innovaatiotarpeen tunnistaminen

On uuden artikkelisarjan aika. Sarja käsittelee parannuskohteiden valintaa. Paranustarvekohteet voivat olla ongelmia, haasteita, muutostarpeita tai mitä tahansa mihin haluat saada aikaan muutosta. Tyypillinen haaste kehitys- tai parannushankkeen alussa on, kuinka asia konkretisoidaan. Mikäli tämä on vaikeaa, voit olla varma, että tarkastelet asiaa väärältä tasolta. Yrität mahdollisesti nostaa itseäsi suosta nostamalla itseäsi hartioista. Asia on vain niin abstrakti, että et huomaa tätä. Usein täytyy aloittaa kohteen kvantifioinnista. Voi olla, että kohteesi ei ole edes relevantti, organisaatiossa ei vain tunnisteta tätä. Ensimmäinen kysymys onkin, onko ongelmasi tai haasteesi konkretisointi ja kvantifiointi tärkeää? Vastaus: ON. Jos ei tiedetä mihin olaan menossa, niin sitä kutsutaan hortoiluksi.

Seuraavat kahdeksan vaihetta tarjoavat sinulle prosessin, jolla voit varmistua parannustarpeen tärkeydestä ja päätöksen luotettavuudesta. Kahdeksan vaihetta käy läpi kohteen tunnistamisen, ja tähän liittyvien riskien tunnistamisen niin ulkoisten häiriöiden kuin tiedon luotettavuuden osalta. Samalla se tarjoaa formaalin muodon, kuinka dokumentoidaan tärkeät ja potentiaaliset kehityskohteet prosessin terveyskorttiin.

Huomaat usein istuvasi palaverissa, jossa keskustellaan mielipitein ja tunteenomaisesti parannuskohteista. Kuulet kuukaudesta tai vuodesta toiseen, mihin pitää päästä, mutta mitään konkretiaa ei ole ulottuvilla. Parannetaan tehokkuutta, laatua, optimoidaan prosesseja, parannetaan brandiä, jne. Tämän päälle tulee muut palavereita tuhoavat voimat kuten: hämmentävää informaatiota, tonneittain esityksiä, ei agendan mukaista tietoa, osallistujia ei ole hyvin alustettu, delegoitu osallistuja, kännykkää tai läppäriä käytetään kesken keskustelun jne. Tiesitkö, että et ole yksin: ihmiset työskentelevät normaalisti 45 tunti viikosta, joista 17 tuntia ei ole tuottavia (USA: 45 h / 16 h). Ihmiset käyttävät 5,6 tuntia joka viikko palavereihin. 69 prosenttia tuntee, että palaverit eivät tuota (USA: 5,5 h / 71 %). Yleisin tuottavuuden este on epäselvät tavoitteet, ryhmien kommunikoinnin puute sekä tehottomat palaverit – 32 prosenttia kaikista valitsi nämä (USA: viivästelyt, 42 %; kommunikointi, 39 %; tehottomat palaverit 34 %).

Artikkelisarjassa esitellään professori Ramun luoman kahdeksanvaiheisen prosessinparannustarpeiden tunnistusprosessi, jota voidaan soveltaa niin tuotannossa kuin palveluprosessissa. Prosessin tavoitteena on konkretisoida, mitä haluat muuttaa ja parantaa sekä mistä haluat saada aikaan muutoksen ja kuinka mittaat sen. Kahdeksan askelta ovat:

Nämä kahdeksan vaihetta kuuluu osaksi Lean Six Sigma -prosessia, mutta tätä menettelyä voidaan käyttää jokaisen parannusaktiviteetin arvioinnissa. Nämä kahdeksan vaihetta auttavat sinua vastaamaan seuraaviin kysymyksiin: kuinka prosessi toimii, onko se kunnossa, mitkä ovat ulkoisten ja sisäisten asiakkaiden riskit, mitä prosessiparametreja tulee korjata ja mitä käyttökelpoista tietoa meillä on jo olemassa.

Sanonta: ”kun ongelma on tunnistettu oikein, se on jo puoliksi ratkaistu” tuntuu fraasilta, mutta monissa tapauksissa tämä pitää osin paikkansa. Moni tarpoo kaulaan myöten ongelmissa, mutta yksikään niistä ei ole konkreettinen, joten ongelman ratkaiseminenkaan ei perustu kuin veikkauksiin.