5W2H-menetelmä ongelman rajaamisessa ja ratkaisemisessa

5W2H-menetelmä on monipuolinen konsepti. Työkalua käytetään ongelmanratkaisussa ongelman rajaamiseen ja/tai parannusideoiden kehittämiseen. 5W2H-menetelmä sekoitetaan usein 5 x miksi -analyysiin.

5W2H on ideoiden generointityökalu, jossa täsmällisten kysymysten avulla ryhmää ohjataan huomioimaan kaikki näkökulmat. Menetelmän avulla selvitetään vastauksia seitsemään kysymykseen. Asiaa tarkastellaan seitsemän näkökulman kautta.

Nimi tulee englanninkielisten kysymysten ensimmäisistä kirjaimista. Kysymykset ovat Why, What, Where, Who, When sekä How ja How Much.

Menetelmällä haetaan täsmällisiä vastauksia ongelmasta edellä esitettyihin kysymyksiin. Kysymyksiin vastataan tässä järjestyksessä. Kun kysymyksiin on vastattu, analysoidaan lopputulos kokonaisuutena ja päätetään jatkotoimenpiteistä.

Tyypilliset käyttökohteet

5W2H-menetelmän tyypilliset käyttökohteet voivat olla tuotteeseen, prosessiin tai palveluun liittyviä. Tavoitteena on tutkia ja kysyä ongelmaan liittyen mitä todella halutaan saavuttaa. Menetelmän avulla voidaan selvittää, mitkä ovat ongelmanratkaisutiimin todelliset päämäärät. Lisäksi se auttaa tiimiä tunnistamaan ongelman lähde, generoimaan ideoita ja varmistamaan että yhtään ideaa ei ylikatsota (falsifioida). Menetelmää voidaan käyttää siis ongelmanratkaisuprosessin erivaiheissa:

• Määrittely: ongelman tai mahdollisuuden valitsemisessa tai määrittelyssä
• Nykytila-analyysi: syyn tai potentiaalisen muutoskohteen tunnistamisessa tai analysoimisessa
• Ratkaisu ja parannus: ratkaisun kehittämisessä tai suunnittelussa

Usein ongelmanratkaisussa hypätään suoraan ideoimaan ratkaisua ennen kuin ollaan varmoja ongelman lähteestä. Ongelman rajaaminen ja määrittely ovat tärkeitä ja ensimmäinen vaihe ennen kuin lähdetään selvittämään varsinaista syytä (Root Cause).

5W2H-menetelmä on erittäin hyvin järjestetty kysymysluettelo ongelman rajaamiseksi. Menetelmä on käyttökelpoinen etenkin ongelman tunnistamisessa, onpa kysymyksessä SPC-kortilta havaittu erityissyyongelma tai jostain muualta esiin noussut asia. Ongelman ja lähteen tunnistaminen eli määrittely on tärkeä osa ennen varsinaista syyn selvittämistä. Yksi yleisimmistä syistä miksi juurisyyanalyysi ei onnistu on se, ettei ongelman todellista lähdettä ole paikallistettu. Syyn selvittämiseen väärästä paikasta kulutetaan turhaan aikaa ja resursseja. Mikä pahinta, sama ongelma nouse esiin uudestaan. 5W2H-menetelmä ohjaa ryhmän huomion kysymysten avulla oikeaan suuntaan. Menetelmän avulla hidastetaan etenemistä (= tässä positiivinen asia) ja saadaan selkeä kuva ongelmasta sekä voidaan suorittaa rajaus. Tämän jälkeen ongelman asetannan kirjoittaminen on helppoa ja täsmällistä.

Esimerkki 5W2H-analyysistä

Esimerkki käsittelee tilannetta, jossa tuotantoon olisi täytynyt ottaa käyttöön koulutuksessa opitut asiat. Henkilöstöä on lähetetty toimitusjohtajan toimesta koulutukseen ja sovittu ennen koulutusta, että koulutuksessa opittuja asioita sovelletaan tuotantoon.

Koulutuksen jälkeen on sovittu teorian soveltamisesta ja päätetty tähän käytettävistä resursseista. 5W2H tarkoituksena ei ole ratkaista ongelmaa vaan tunnistaa onko ongelma sen suuruinen. Lisäksi analyysi toimii toimitusjohtajan ja koulutuksessa olleiden henkilöiden keskustelua tukevana konseptina. Analyysin perustella tunnistetaan ongelman laajuus ja rajataan ongelman ratkaisua. Analyysi myös selventää keihin kaikkiin ongelma vaikuttaa ja kuinka merkittävä ongelma on liiketoiminnan kannalta.

Ongelma: Koulutuksessa opittua uutta asiaa ei lähdetä viemään käytäntöön

5W2H voidaan vahvistaa lisäämällä analyysiin ”ON” ja ”EI OLE” (IS, ISN’T) näkökulmat. Muun muassa Fordin kehittämään 8D-ongelmanratkaisun tunnistusvaiheeseen kuluu 5W2H-analyysi vahvistettuna ”ON” ja ”EI OLE” –analyysillä. Tarkoituksena on tunnistaa alueet johon ongelma voi vaikuttaa tulevaisuudessa. Jos havaitaan vakavia uhkia, osataan keskittyä välittömien väliaikaisten toimenpiteiden eli ”laastari” -toimenpiteiden kehittämiseen ennen varsinaista ongelman ratkaisemista.

Menetelmä usein sekoitetaan viisi kertaa miksi (5W) -menetelmään. Menetelmä on oma konsepti, joka on käyttökelpoinen lisä muiden ongelmanratkaisumenetelmien joukossa. Kun ongelma on rajattu ja ongelmanasetanta tehty, voidaan perään tehdä 5W-analyysi.

Lähde:

Michalski, W.J. Tool Navigator The Master Guide for Teams. Productivity Press. Portland. Oregon.