Viiden ässän kehitystyökalu

Usein yrityksissä törmätään ongelmiin jotka johtuvat tilan puutteesta. Tilan puute voi olla tietotekniikan puolella, toimistossa tai tuotannossa. Tietokone tökkii ja kaatuilee ennustamattomasti. Serverissä ei riitä kapasiteetti, muisti loppuu. Tuotannossa etsitään päivittäin työohjeita ja työkaluja työtehtävien suorittamiseen.

Todennäköisesti tilaa on kuitenkin tarpeeksi, niin tuotannossa, kuin toimistossasikin ja tietokoneellasi. Ongelman aiheuttaja voi olla se, että tietokoneen tai serverin muistin täyttää vuosien saatossa kerääntyneet tuhannet tiedostot liitteineen, joita et uskalla heittää pois? Arkistokaappisi pursuaa vanhoja kokousmuistioita, hinnastoja ja manuaaleja. Tuotannossa on vuosien mittaan kerääntynyt rikkinäisiä työstökoneita, osia ja tavaroita, jotka täyttävät varastohyllyt ja kaapit. Mikään ei mahdu mihinkään ja tarvittavien asioiden tai osien etsimiseen menee kohtuuttomasti aikaa.

Näkyvinä oireina sinulla on tilan ahtaus, suuret varastot, epäjärjestys, pitkät selvittelyajat ja pitkä läpimenoaika asioiden tai tehtävien hoidossa. Ongelman ratkaisuna voisi olla Leanista tunnetun 5S-menetelmän käyttöönotto.

Mitä 5S on?

5S on alun perin japanilainen viisiportainen työympäristön organisointimenetelmä. Sen on kehittänyt Hiroyuki Hirano osana hänen kokonaisvaltaista lähestymistapaansa tuotantojärjestelmiin. 5S on kehitystyökalu, jonka avulla oma työpiste organisoidaan toimivaksi. 5S auttaa pääsemään eroon turhista tavaroista ja helpottaa pitämään tarpeelliset tavarat ja koko työympäristön järjestyksessä, siistinä ja kunnossa.

5S on usein ymmärretty väärin, ja sitä on pidetty siivousohjelmana tai yksittäisenä parannuskampanjana. Se ei ole työtehtävien päälle liimattava erillinen toiminto, vaan jokapäiväinen, omaan työhön kuuluva toimintamalli. Keskeistä on, että tuotantolinjalta tai toimistosta poistetaan ylimääräiset tiedostot, koneet, materiaalit, työkalut ja kaikki asiat, jotka estävät virtausta. Kaikki ne asiat joita ei tarvita sillä hetkellä tehtävästä suoriutumiseen. Loput asiat järjestetään ja työpisteet puhdistetaan. Menettely standardisoidaan ja siihen sitoudutaan yhdessä. Tarkoituksena on lyhentää läpimenoaikaa ja saada virtaus nopeammaksi.

Kenelle 5S-menetelmä sopii?

Menetelmää sovelletaan menestyksekkäästi ympäri maailmaa palvelu-, ja tuotantoympäristössä. Se soveltuu hyvin käytettäväksi yrityksissä, joissa on tarve poistaa hukkaa, lyhentää läpimenoaikaa ja parantaa virtausta. 5S on ensimmäinen askel kohti parempaa tuottavuutta, järjestelmällisyyttä, työturvallisuutta, laatua, ajallaan toimittamista, voittoa ja työntekijöiden sitoutumista. Se on Leanin perustyökalu! 5S on menetelmä, jolla tehdään hukka näkyväksi, jotta se voidaan poistaa. 5S on parantamisen peruspohja, joka näyttelee suurta osaa prosessin stabiloinnissa ja Lean -ajattelun vakiinnuttamisessa. Konseptin avulla organisaatioon ajetaan järjestystä ja tämä mahdollistaa muiden työkalujen ja tekniikoiden käyttöönoton vaihe vaiheelta. Niinpä 5S on yksi ensimmäisistä Lean-konsepteista, jota käytetään Lean -toimintaan siirryttäessä.

5s-portaat

Lajittelu (Sort, Seiri)
Lajittelu eli luopuminen tarkoittaa sitä, että poistat perin pohjin kaikki ne esineet ja asiat, joita ei tarvita käsillä olevaan työhön. Eli materiaalit, tiedostot, kansiot, laitteet, välineet ja tarvikkeet.

Järjestäminen (Store, Seiton)
Järjestä paikka kaikelle ja kaikki paikalleen sekä asianmukaisesti tunnistettuna ja merkittynä! Pidetään tarpeelliset asiat oikeilla paikoillaan ja helposti saatavilla siten, että niitä on nopea käyttää ja palauttaa takaisin omalle merkitylle paikalle. Osien ja materiaalin nouto järjestetään mahdollisimman esteettömäksi ja nopeaksi, pitäen mielessä tehokkuus, turvallisuus ja ergonomia. Testataan paras mahdollinen käyttöjärjestys Demingin ympyrän avulla (PDCA) säännöllisesti.

Puhdistaminen (Shine, Seiso)
Pidetään työalue siistinä. Puhdista kaikki laitteet ja työkalut ja luo järjestelmä taataksesi, että alueesi ja siellä olevat laitteet pysyvät siistinä ja hyvässä kunnossa. Poista lika ja pöly. Tämä koskee myös työvaatteita. (Puhtaat haalarit ja ehjät suojavarusteet.)

Toimistossa ”puhdistetaan” tietokoneen työpöytä päivittäin. Poista / arkistoi ylimääräiset, turhat tiedostot, roskapostit ja liitetiedostot säännöllisesti.

Standardointi (Standardize, Seiketsu)
Standardointi liittyy kuhunkin kolmeen ensimmäiseen pilariin, mutta kaikkein vahvimmin se liittyy puhdistamiseen ja järjestyksen ylläpitoon. Luo siisteystaso alueille pitääksesi ne järjestyksessä ja asiat oikeilla paikoillaan. Tee visuaalinen ja selkeä standardi tästä tilasta. Toteuta visuaalisia ohjeita, jotka helpottavat ihmisiä pitämään kaiken siellä missä niiden pitäisi olla. Käytä värejä rajaamaan työalueita, käytä kylttejä ja infotauluja.

Sitoutuminen (Sustain, Shitsuke)
Käsite Sitoutuminen merkitsee sitä, että ottaa tavaksi kunnolla ylläpitää oikeita toimintatapoja, eli tapaa ylläpitää käyttöönotettuja menettelyjä. Sitoutuminen tarkoittaa sitä, että menetelmää harjoitetaan siten, että se varmistaa jatkuvan onnistumisen ja siitä tulee rutiini. Tämä on vaikein ja arvokkain osa viidestä ässästä, sillä jos tämä ei toteudu, niin kaikki muutkin 5S -osiot kaatuvat.

Turvallisuus (Safety, Anzen)
Turvallisuus on kuudes ”ässä”, joka tulee 5S -menetelmässä ”kaupan päälle”. Siisteys ja järjestys takaavat stabiilit ja turvalliset työskentelyolosuhteet. 5S -menetelmän käyttö tekee mahdolliset ongelmat näkyviksi. Esimerkiksi laiteviat, vuodot, hukatut osat ja puuttuvat suojukset, puuttuvat turvallisuustiedotteet varoituskyltit, jne.

Case: Paloauto

Kun paloautolla lähdetään työtehtäviin, on yleensä todella kiire. Koskaan ei tiedä, mikä perillä odottaa. Lähes kaikkeen on varauduttava. Paloautossa on todella paljon työkaluja ja tavaraa, mutta ei mitään turhaa. Kaikki työkalut ja tarvikkeet löytyvät aina omilta paikoiltaan. Jokaisen sammutusyksikköön kuuluvan työntekijän (vuorosta riippumatta ja valtakunnallisesti) pitää tietää mitä autossa on ja missä niiden oikea paikka on.

Sama koskee ambulanssia. Yksikön pitää varustautua monenlaisiin pelastustehtäviin. Ambulanssissa pitää olla erilaisia laitteita ja lääkkeitä, joilla vakautetaan loukkaantuneen henkilön tilaa ja ylläpidetään peruselintoimintoja. Kaikki lääkkeet ja laitteet ovat omilla paikoillaan työkalupakeissa ja tarvikelaukuissa, siten että jokainen sairaankuljettaja ja ensihoitaja tietää mitä missäkin on. Olisi todella vaarallista jos näin ei olisi!

Kun sammutusyksikkö tulee takaisin asemalle, niin kaikki käytetyt työvälineet pestään, kuivataan ja huolletaan, jotta pelastusyksikkö on heti taas hyvässä käyttökunnossa ja valmiina lähtöön. Jokainen sammutustehtävä loppuu vasta huoltotoimenpiteiden jälkeen ja tehtävä on sitten vasta varsinaisesti suoritettu loppuun.

Menettely perustuu tulevaisuuden (tulevien tehtävien) kyvykkyyden ja tehokkuuden hallintaan. Auton lähtönopeus (miehet autossa ja auto liikkeellä) on määritetty ja sen on oltava alle 60 sekuntia. Myös pelastusyksikön kohteeseen tuloaikaa mitataan alueittain.

Vastakohtana tälle hyvin organisoidulle menetelmälle voisi olla se, että palokunta tai ambulanssi lähtisi isolla pakettiautolla suorittamaan tehtävää ja auton tavaratilaan, lattialle olisi kerätty kaikkea mahdollista sammuttamiseen ja pelastamiseen tarkoitettua välineistöä sekalaisessa järjestyksessä. (Letkuja, moottorisahoja, kirveitä, aggregaatteja, jne.) Myös sellaisia toimimattomia tai loppuun kuluneita työkaluja, joille voi joskus myöhemmin keksiä jotakin käyttöä. Palomiehet etsisivät sitten sieltä tavaroiden sekamelskasta tarvittavia käyttöohjeita, laitteita, työkaluja tai lääkkeitä työtehtävän suorittamiseksi.

Eipä kuulosta kovin hyvältä systeemiltä, mutta kuitenkin tällainen lähes vastaava menettely on jokapäiväistä toimintaa yllättävän monessa yrityksessä..

Yrityksissä pitäisi toimia samalla tavalla, kuin pelastushenkilöstö toimii: Ei ylimääräisiä tavaroita tai asioita työpisteessä. Varataan vain tarvittavat työkalut ja välineet työn suorittamiseen. Kaikille tavaroille ja asioille oma paikka siten, että jokainen voi vuorosta tai tehtävästä riippumatta helposti todeta ne ja palauttaa omalle paikalleen. Siivotaan työpiste ja pidetään se hyvässä käyttökunnossa ja järjestyksessä jokaisen työtehtävän jälkeen. Standardisoidaan visuaalisilla keinoilla järjestyksen ja siisteyden ylläpitoa. Sitoudutaan yhdessä ylläpitämään menetelmää ja pidetään huolta turvallisuudesta.

5S-menetelmän etuja

Prosessisi on tuottavampi. Se tuottaa vähemmän viallisia tuotteita. Saavutat määräajat paremmin. Poistat hukkaa ja lyhennät läpimenoaikaa. Työturvallisuus -asiat korostuvat. Hyvin järjestetty ja siisti tehdas on paljon turvallisempi paikka työskennellä. 5S suo sinulle tilaisuuden käyttää luovuutta miten organisoida ja järjestää työpisteesi, sekä miten työsi pitäisi tehdä. Se tekee työpisteestäsi miellyttävämmän työskennellä. 5S -menetelmä tuo helposti esille poikkeavat tilanteet, puutteet ja häiriöt. 5S auttaa sinua konkretisoimaan ja huomaamaan nykyisen toiminnan ja tilojen epäjärjestyksen. 5S käyttöönoton jälkeen voit odottaa järjestelmällisyyttä, tuottavuutta, viihtyvyyttä, laatua, enemmän ajallaan toimitettuja tuotteita ja sitoutuneempia työntekijöitä!