TOP 40 kysymystä ja vastausta Lean Six Sigmasta

TOP 40 kysymystä ja vastausta Lean Six Sigmasta

1. Mitä Lean Six Sigma on?

Lean Six Sigma (LSS) on uuden sukupolven johtamis-/ laatu-/ tuottavuusmenetelmä, joka perustuu jatkuvan parantamisen ja ennaltaehkäisyn filosofiaan. LSS jatkaa ja syventää tri W. E. Demingin luomaa pitkää perinnettä (TQM/SPC). Lean Six Sigma integroi yhteen liiketoiminnantuloksen, tuotanto- ja palveluprosessit ja tuotteet ja palvelut – kannattavasti ja tehokkaasti hyviä tuotteita ja palveluja. 

Lean Sigma projektien tulos ilmaistaan 1. vuosituottona esim. 150 000 €/vuosi, 2. prosessin suorituskykyindeksinä C_p=2,0 ja 3. virhemääränä miljoonasosissa <3,4 ppm tai prosenttina 0,00034%. 

Lean Six Sigmassa hyödynnetään voimakkaasti ihmisten innovatiivisuutta, dataa ja tilastotekniikkaa ja nykyaikaista tietoteknologiaa, joka luo mahdollisuuksia ja ulottuvuuksia liiketoiminnan ja laatuongelmien ratkaisuun.

2. Kuinka Lean Six Sigma on kehittynyt?

Six Sigma on kehitetty Yhdysvalloissa Motorolla 1970-1980 -luvulla toteuttamaan ns. ”nolla-virhe/nolla-toleranssi”-ajattelumallia. Lean Six Sigman tavoitteena on virhemäärä, joka on pienempi kuin 3,4 kpl/miljoona (0,00034%). Tähän päästään prosessin suorituskyvyn parannuksella. 

Vuonna 2002 Lean liitettiin Six Sigmaan. Leanissa kohteena on ”aikavaihtelu” ja Six Sigmassa ”ominaisuusvaihtelu”. Molemmat kohteet, aika ja ominaisuus, ovat lähellä toisiaan ja yhdensuuntaiset. Ominaisvaihtelu, virheet, on poistettava, jotta läpimenoaika voisi parantua! 

Vuosien saatossa Lean Six Sigma on kehittynyt erittäin tehokkaaksi tavaksi parantaa liiketoimintaa projekti projektilta mitattavissa olevilla merkittävillä askelilla. Tänä päivänä poikkeuksetta kaikki menestyneet yritykset toteuttavat Lean ja Six Sigma -strategiaa parantaakseen yritysarvoa ja asiakastyytyväisyyttä.

3. Mikä DMAIC-ongelmanratkaisu prosessi on?

DMAIC on lyhenne ongelmanratkaisuprosessista, joka koostuu viidestä vaiheesta määrittely (Define), mittaus (Measure), analysointi (Analyze), parannus (Improve) ja ohjaus (Control). 

DMAIC on prosessi, jossa induktio (teoria) – deduktio (facta) vaihe vuorottelevat. Induktio vaiheessa luodaan teoria, joka todetaan oikeaksi tai vääräksi deduktio vaiheessa prosessista kerättävän datan pohjalta ja tilastollisia menetelmiä käyttäen. DMAIC on Demingin luoman PDSA/PDCA tieteellisen parannusmenetelmän sovellutus. Lean Six Sigma on ensimmäinen tosiasioihin (faktajohtamiseen) pohjautuva menetelmä. Faktajohtaminen on ISO 9001 standardin edellytys. Six Sigma on standardoitu SFS ISO 13053:fi ja osa ISO 9001 järjestelmää.

4. Mitä DMADV/PIDOV/ DFSS on?

DMADV (Define, Measure, Analyze, Design, Verify),  PIDOV (Plan, Identify, Design, Optimize, Validate) ja DFSS (Design for Six Sigma) on uusien tuotteiden ja prosessin Six Sigma suunnittelu- ja kehitysmenetelmä, vastine olemassa olevien tuotteiden ja prosessien DMAIC-menetelmälle.  

DFSS:ssä keskeistä on uuden tuotteen ja prosessin suunnittelu kriittisten asiakasvaatimusten, prosessien suorituskyvyn, toleranssianalyysien ja faktojen pohjalta niin, että virheitä ja vikoja ei tapahdu tuotannossa ja tuotteen käyttövaiheen aikana. Menetelmällä taataan, että uuden tuotteen prosessien suorituskyky Cp>2,0 ja tuotteiden virhemäärä < 3,4 kpl/miljoona. 

5. Mikä tekee Lean Six Sigmasta menestyksekkään?

Lean Six Sigmasta on tieteellinen menetelmä, joka on osoittanut pätevyytensä niin suorituskykytuloksilla kuin taloudellisilla tuloksilla. Katso (linkki tuloksiin) Six Sigma menetelmä on standardoitu 2011 ja suomennettu 2014 (Suomen standardoimisliitto SFS  ISO 13053:fi). 

Lean Six Sigma on ensimmäinen kehitysmenetelmä, jonka tulokset on voitu esitellä vuosikertomustasolla liiketoimintanumeroin. (Katso kirja: Lean Six Sigma 2.0) Kehitys ja parannus tapahtuu projektiluontoisena ja on nopea.  Johdon on sitouduttava ja oltava näkyvässä roolissa liiketoiminnan parannuksessa. Lisäksi projektitiimin yhteistyö ja tilastollinen päätöksenteko on kiinteästi integroitu toteutukseen.

6. Mikä tekee Lean Six Sigmasta erilaisen muihin parannusmenetelmiin verrattuna?

Lean Six Sigmassa on kaksi tärkeää elementtiä, inhimillinen ja prosessi elementti (teoria ja fakta). Se fokusoituu myös liiketoiminnan tuottoon, joka hahmotellaan ennen projektin hyväksymistä. Lean Six Sigman parannustyökalut muodostavat kokonaislähestymistavan, niin sanotun suppilon, joka johtaa ratkaisuun (katso keskeiset mallit) . 

Lean Six Sigma -metodiin on koottu yli sata työkalua. Noudattamalla DMAIC -strategiaa saadaan ongelmat (parannuskohteet) ratkaistua suurella todennäköisyydellä (>85%). Tämä johtaa dramaattiseen parannukseen. Parannus on yleensä luokkaa 50-70% alkuperäisestä 1-2%:n sijaan (normaali parannus).

7. Kuinka Lean Six Sigma ja toimintajärjestelmät sopivat yhteen?

Hyvin! Lean Six Sigman parannukset ovat aina yhteydessä kriittisiin ulkoisiin ja sisäisiin asiakasvaatimuksiin. Integroimalla Lean Six Sigma osaksi toimintajärjestelmän esimerkiksi ISO 9001:n jatkuvan parannuksen toteutusstrategiaa, toteuttamalla parannusprojektit Lean Six Sigma -projektein, saadaan yrityksessä aikaiseksi merkittävää laadun parannusta. ISO 13053 kuuluu samaan standardiperheeseen kun ISO 9001.

8. Kuinka laatu liittyy Lean Six Sigmaan?

Lean Six Sigma -strategialla edetään kohti 0-virhe ajattelua (< 3,4 ppm). Lean Six Sigmalla nostetaan asiakkaan kokemaa tuotteen laatuarvoa, parannetaan suorituskykyä esim. C_p=0,3:sta C_p=2,0:aan kannattavasti (esim. vuosituotto >150 000€/vuosi). Miten on mahdollista? Vaihtelua, hukkaa pienentämällä, on parannus mahdollista tehdä kannattavasti.

9. Voiko Lean Six Sigman liittää Business Excellenceen?

Kyllä voi! Lean Six Sigma on yksi johdon työkalu, jonka avulla johto voi saavuttaa liiketoiminnan erinomaisuuden asiakastyytyväisyyttä parantamalla ja kustannuksia alentamalla. Vähentämällä virheitä ja piilotehtaita (hukka, loss) sekä lyhentämällä jaksoaikaa (hukka, waste) laatukustannukset pienentyvät ja tuotantokapasiteettia vapautuu. Nämä tekijät takaavat yrityksen kilpailukyvyn paranemisen.

10. Kuinka Lean Six Sigma parantaa talousarvoa?

Lean Six Sigmassa keskitytään kriittisten asiakasvaatimusten, suorituskykyyn ja liiketoimintavoiton parantamiseen. Vähentämällä virheitä ja piilotehtaita so. parantamalla suorituskykyä sekä lyhentämällä jaksoaikaa laatukustannukset pienentyvät ja tuotantokapasiteettia vapautuu. Nämä tekijät nostavat yrityksen talousarvoa.

11. Kuinka Lean Six Sigma parantaa asiakastyytyväisyyttä?

Lean Six Sigmassa keskitytään kriittisten asiakasvaatimusten parantamiseen. Lean Six Sigmassa pyritään 0-virhe tavoitteeseen asiakkaalle kriittisten tekijöiden suhteen ja/tai lyhentämään läpimenoaikaa. Näistä hukkien (loss, waste) vähenemisistä seuraa, että asiakas saa vähemmän virheellisiä tai viallisia tuotteita tai joutuu odottamaan tuotetta tai palvelua liian pitkään.

12. Mikä Lean Six Sigma -strategia on?

Lean Six Sigma on strategia, jolla yrityksen kilpailukykyä parannetaan asiakaslähtöisesti ajan ja ominaisuuden suorituskykyjä parantamalla. Lean Six Sigma -strategia parantaa asiakastyytyväisyyttä, tuotteen tai palvelun saatavuutta ja laatua ja alentaa kustannuksia. Lean Six Sigma tuo merkittävää lisäarvoa yritykselle ja asiakkaalle.

13. Onko yritykseni valmis Lean Six Sigmaan?

Jos yritykselläsi on tarvetta parantaa ajan ja ominaisuuksien kilpailukykyä, silloin Lean Six Sigma on oiva työkalu yritykselle. Edelleen jos yritys on menettänyt markkinaosuutta, jäämässä jälkeen markkinoista, menettämässä asiakkaita, ei hallita aikaa tai tuntuu, että hukutaan reklamaatioihin, yritys on valmis Lean Six Sigmaan. Yrityksellä on oltava myös valmiutta muutokseen ja oppimaan uutta.

14. Kuinka yrityksen tulisi suunnitella Lean Six Sigma -strategian käyttöönotto ja levittäminen?

On täysin mahdotonta kuvata täydellisesti, kuinka yritysten tulisi tehdä Lean Six Sigman käyttöönotto ja levittäminen koko yrityksen kattavaksi, mutta on olemassa ainakin kolme vaihtoehto toteuttaa se. Samalla tämä päätös määrittää Lean Six Sigman laajuuden ja syvyyden: 

1. Ensimmäinen tapa on lähestyä koko liiketoiminnan muutoksen kautta. Lähdetään tutkimaan avainprosessialueita ja tehdään analyysi heikon suorituskyvyn alueista ja ratkaisuehdotuksia avainprosessien suorituskyvyn parannuksille.
2. Toinen tapa on strateginen parannus, joka voidaan myös rajoittaa joko yhteen tai useampaan kriittiseen liiketoiminnan prosessiin ja tarpeeseen.
3. Kolmas tapa on ongelmanratkaisu. Tämä on hidas lähestymistapa verrattuna Lean Six Sigma -parannukseen. Tätä käytetään vakavien toistuvien reklamaatioiden tai tuotantohäiriöiden selvittämiseen.

15. Kuinka yritys suunnittelee kestävän ja menestyksekkään Lean Six Sigma -strategian?

Lean Six Sigman käyttöönotossa on aluksi oleellista selkeyttää liiketoiminnan strategiat, tunnistaa suorituskykyaukot ja mahdollisuudet. Luo tämän jälkeen omasta yrityksestä liiketoiminta ”case”, kohde, johon ensimmäinen projekti kohdistetaan. Tutustu Lean Six Sigma yrityksiin. Tee Lean Six Sigma päätös ja arvioi koulutustarpeet sekä valitse asiantunteva kouluttaja tai konsultti. Seuraavaksi arvioi sisäiset uhkat ja resurssit, päätä keitä ja kuinka laajasti koulutat Black Belttejä, Green Beltejä ja avustavia tiimiläisiä, luo toteutussuunnitelma ja budjetti. Tämän jälkeen viestitä organisaatiolle Lean Six Sigma päätös. (Katso kirja: Lean Six Sigma 2.0)

16. Kuinka yrityksen tulisi määrittää Lean Six Sigma tavoitteensa?

Lean Six Sigma -tavoitteet tulee olla yrityksen liiketoimintastrategian mukaisia. Tavoitteiden tulee olla yhteneviä kriittisten asiakas- ja prosessivaatimusten kanssa.

17. Mikä on Lean Six Sigma projektin toteutusaikataulu?

Tyypillisesti ensimmäinen Lean Six Sigma -projekti kestää laajuudesta riippuen 3-6 kuukautta sisältäen koulutuksen. Täysin oppinut Black/Green Belt voi vetää projektin 1-2:ssa viikossa. Keskimääräinen ajankäyttö tiimillä on Black Belt projektissa n. 40 h ja Green Belt projektissa 20 h. Tuotto BB-projektissa n. 150 000 €/vuosi ja Green Belt projektissa 50 000 €/vuosi.

18. Mikä Lean Six Sigma -strategian levittämisaikataulu on?

Koko strategian levittäminen vie aikaa 3-5 vuotta riippuen yrityksen koosta. Johtoryhmän/johdon ”koulutus” päätös ja strategian luonti yritykselle vie aikaa noin puoli vuotta. Varsinainen Lean Six Sigma koulutus (Champion), johdolle 1-2 päivää. Johdon päätöksen jälkeen 2-3 pilottiprojektia, mielellään Black Belt (n. 1 vuosi). Tämän jälkeen 5-20 henkilön vuosittainen kouluttaminen Black Belt/ Green Belt -tasoon. Koko henkilöstön/avain henkilöiden koulutus pilottivaiheen jälkeen. Levitysnopeus riippuu suuresti organisaation koosta.

19. Miksi projektin formaatin kurinalainen toteuttaminen on tärkeää?

On todettu, että DMAIC-läpimurtostrategian mukaisesti etenemällä saavutetaan paras onnistumistodennäköisyys (>85%). Yritys-erehdys menetelmällä ilman koulutusta onnistumistodennäköisyys <5%.  DMAIC-menetelmä on strukturoitunut kokonaisuus, jossa tiimin luovuus ja data yhdistyy pitkälle kehittyneeksi menettelytavaksi.

20. Mikä sponsoreiden rooli on?

Sponsoreiden rooli on antaa resursseja ja tukea yrityksen Lean Six Sigma -strategialle ja odottaa tuloksia. Yrityksissä muutos vaatii yleensä vahvan tuen laajalta alueelta.

21. Mikä yrityksen johdon rooli on?

Johtoryhmä ja funktiojohtajat hyväksyvät projektin valinnat ja odotettavat liiketoimintatulokset. He tukevat Black Beltejä ja Green Belttejä ja tekevät tarvittavia toimenpiteitä/ askelia esteiden purkamiseksi ja realisoivat eli varmistavat riittävät tuote kuin taloudelliset tulokset.

22. Mikä Championin rooli on?

Championin vastuuna on koordinoida liiketoiminnan Lean Six Sigma -aktiviteetit. Hänelle kuuluu projektin valinta, suorituksen valvonta ja esteiden purkaminen Lean Six Sigma -projektien tieltä. Champion käyttää aikaa projekteihin n. 2 päivää/ viikko per kymmenen projektia.

23. Mikä Master Black Beltin rooli on?

Master Black Belt on mentori, kouluttaja, Black Beltien ja koko muun organisaation ”koutsi”. Hän johtaa koko organisaatiota vaadittavaan Lean Six Sigma -osaamistasoon. Hänellä on todistetusti taito ja pätevyys mentoroida ja kyky soveltaa metodiikkaa funktioihin ja business-prosesseihin. Master Black Belt on kokopäivätoimisesti mukana Lean Six Sigmassa. Master Black Beltinä toimii joko yrityksessä oleva huippu asiantuntia tai yrityksen ulkopuolella oleva kouluttaja, joka on syvällisesti perehtynyt Lean Six Sigman konsepteihin ja menetelmiin.

24. Mikä Black Beltin rooli on?

Black Belt toteuttaa ryhmän johtajana Lean Six Sigma -metodia projektissa sekä esittelee menetelmän ja työkalut tiimin jäsenille ja muulle organisaatiolle tarvittavassa laajuudessa. Black Belt esittelee johtoryhmälle projektin etenemistä DMAIC-prosessin aikana jokaisen vaiheen (D, M, A, I, C) jälkeen ja laatii loppuraportin. Black Belt on kokopäivätoimisesti mukana Lean Six Sigmassa.

25. Mikä Green Beltin rooli on?

Green Belt toteuttaa tiimin kanssa suhteellisen pieniä, hyvin fokusoituja osastokohtaisia projekteja käyttäen hyväksi Lean Six Sigma -strategiaa. Green Belt ei käytä 100% työaika projekteihin. Green Belt on usein tiimiläisenä Black Belt projekteissa.

26. Mikä Yellow Beltin ja muiden henkilöiden rooli on?

Yellow Belt ja muut tiimin jäsenet osallistuvat projekteihin. He tuntevat Lean Six Sigma – onnistumisstrategian ja tukevat projektien tavoitteita. Heidän odotetaan käyttävän opittua metodia ja työkaluja osana heidän normaalia työtä. Championit ja Black Beltit määrittävät heidän ajankäyttönsä projekteissa.

27. Mitä tapahtuu Lean Six Sigma projektien katselmuksissa?

Yleensä Black Belt/Green Belt esittää projektin eri vaiheiden päätteeksi (D, M, A, I C) välitulokset ja -yhteenvedon ja löydökset. Lisäksi esitellään projektin eteneminen ja mahdolliset esteet, jotka uhkaavat projektia.

28. Kuinka Lean Six Sigma projekti katselmukset tulisi toteuttaa?

Black Belt esittelee projektin etenemistä. Paikalla tulisi olla osakkaita ja Champion, joka valvoo projektin etenemistä yrityksen liiketoimintastrategian mukaisesti, ja voi viestittää muulle yrityksen johdolle projekteista.

29. Kuinka yrityksen tulisi kommunikoida Lean Six Sigmasta?

Lean Six Sigmasta tulisi johdon tiedottaa avoimesti koko organisaatiolle, osoittaa sen tärkeyttä mm. tulosten julkaisulla ja kertoa kuinka tärkeä Lean Six Sigma on yrityksen kilpailukyvyn ja tuotteiden ja prosessien suorituskyvyn kannalta. Johdon tulisi antaa infon jälkeen Yellow Belt -koulutus avainhenkilöille tai koko yritykselle

30. Kuinka yritys esittää Lean Six Sigma strategiansa toimittajille?

Toimittajille/alihankkijoille esitetään selkeä vaatimus yrityksen tuotteiden ja palvelujen parantamisesta Lean Six Sigma -projektien muodossa ja/tai vaatia Lean Six Sigma -laatutasoa C_p=2, C_pk>1,5 ja lyhyttä läpimenoaikaa. Samalla on hyvä mainita suomenkielisestä standardista ISO 13053-1-2:fi. Strategia voidaan levittää myös toimittajille kustantamalla tai osallistumalla heidän Black Belt/Green Belt -koulutuskustannuksiin ja samalla vaatimalla selkeät koulutusprojektit, jotka edesauttavat yritystä ja parantavat alihankkijan toimittamia tuotteita ja toimitusaikaa. Asiakkaiden suuntaan yritys tarjoaa Lean Six Sigma -kehitysprojekteja, jolla myyjä parantaa asiakkaiden laatua ja tuottavuutta ja samalla saa tiiviimmän kontaktin asiakkaan ongelmiin ja asiakastyytyväisyyteen. 

31. Kuinka yritys esittää Lean Six Sigma tuloksia asiakkaille?

Esitä asiakkaalle Lean Six Sigmalla saavuttamiasi tuloksia, kun olette saavuttaneet hyviä tuloksia. Älä esitä ennakkoon, että aiotte käynnistää Lean Six Sigma -menetelmän käytön, ja tulette ehkä saamaan sillä parannusta aikaan. Parannus on saatava ensin aikaan ja sitten esittely!

32. Kuinka Yritys valitsee menestyksekkään ensimmäisen projektinsa, pilotti projektin?

Valitse kohde, joka on yritykselle merkityksellinen, mutta on hyvä ottaa huomioon, että se ei ole liian vaikea ja laaja. Yrityksissä on aina vastustusta uudelle. Älä anna vastustajien valita epäonnistumaan tuomittua projektia. Valitse projekti, joka onnistuu yli 80% varmuudella. Johdon tulee olla aktiivisesti mukana projektin valinnassa. Muista älä yritä parantaa kerralla koko yritystä, koska se ei ole mahdollista.

33. Kuinka Lean Six Sigma vaikuttaa päivittäiseen työhön?

Lean Six Sigma ja sen sisältämien työkalujen käyttö tuo yrityksen päätöksentekoon varmuutta. Black Belt vaatii noin 40 h työpanoksen tiimiltä ja Green belt projekti 20 h panoksen. Projektin kokonaisläpimenoaika voi kuitenkin olla 3-6 kk. Näin yleensä koulutusprojekteissa, jossa vaiheiden koulutus tapahtuu  kuukauden välein.

34. Mitä Lean Six Sigma mittareita tulisi käyttää?

Käytä kaikkia soveltuvia Lean Six Sigma -mittareita; projektin tuotosta, suorituskykyindeksiä, virheosuutta ppm, läpimenoaikaa jne. Lean Six Sigma -mittareilla saat todellisen kuvan yrityksen tuotanto- ja palveluprosesseita ja niiden laatu- ja tuottavuustasosta. Lean Six Sigma -mittarit korreloivat liiketoiminnan muihin mittareihin. Kun Six Sigma -mittarit paranee, koko liiketoiminnan mittarit paranevat myös!

35. Kuinka yrityksen tulisi suunnitella mittaussysteemit?

Luo menetelmät, joilla varmistat mittaussysteemin kyvykkyydet: toistettavuuden, uusittavuuden, lineaarisuuden, aikastabiilisuden ja tarkkuuden osalta. Tätä kutsutaan käsitteellä MSA tai gage R&R. Tunnista merkittävät prosessin inputit ja outputit ja mittaa riittävän erottelukyvyn omaavalla mittaussysteemillä.

36. Kuinka Black Beltin tulisi laskea projektilla saavutettava säästöjen määrä?

Säästö on parannuksella saavutettu vuotuinen tulos, josta vähennetään projektin eteen tiimin tekemä työnhinta ja mahdolliset investoinnit. Jokaisessa yrityksessä on erilaiset sisäiset talouden laskentamenetelmät ja säännöt – konetuntihinnat, materiaalien siirtohinnat jne. 

37. Millainen palkkio ja tunnustus käytäntö olisi hyvä?

Yleinen käytäntö on, että BB-sertifikaatin omaava henkilö saa erillisen palkkion, palkankorotuksen (USA:ssa n. 600-1000€/kk) ja/tai merkittävämmän aseman tai ylennyksen yrityksessä. Palkkioperusta voi olla MBA-tutkintoihin verrattavissa oleva tunnustus. Lean Six Sigma BB -kurssin laajuus ja pituus vastaa myös MBA-tutkintoja. Palkkiokäytännöt vaihtelevat yritys yritykseltä

38. Mitä Lean Six Sigma käyttöönotto auditoinnit ovat?

Auditointien tarkoituksena on selvittää, kuinka yrityksessä toteutetaan Lean Six Sigmaa. Auditoinnilla haetaan vastausta: Onko toteutetut ja meneillään olevat projektit linjassa yrityksen strategian kanssa.

39. Kuinka Lean Six Sigma liitetään kaikkeen?

Lean Six Sigmaa ei pidä liittää kaikkeen. Lean Six Sigma on parannusmenetelmä niin uusien (DFSS) kuin myös vanhojen tuotteiden ja prosessien osalta. Lean Six Sigma perustuu data-perusteisiin tieteellisiin menetelmiin ja kaikkiin niihin kehitystoimiin, jotka halutaan perustaa näille pilareille.

40. Miten voin oppia lisää Lean Six Sigmasta?

Lean Six Sigmasta on julkaistu runsaasti artikkeleita ja kirjoja. Toinen vaihtoehto on hankkia koulutusta juuri siihen tarpeeseen, jota tarvitset. Champion, Black Belt, Green Belt ja Yellow Belt. Koulutusta on saatavana runsaasti kansainvälisesti, toinen vaihtoehto kotimaisesti suomenkielellä.