Onko prosessi ymmärretty väärin?

Prosessi on käsitteenä niin yleinen päivittäisissä keskusteluissa, että oletamme kaikkien ymmärtävän termin samalla tavalla. Mutta mitä jos käsityksemme eroavat? Oletuksessa, että ajattelemme samalla tavalla on aina se riski, että toteamme jälkeenpäin keskustelleemme ihan eri näkökulmista. Vielä pahempaa tietenkin on jos tätä erhettä ei huomata!

Prosessi?

Yleinen määritelmä prosessille suomen kielessä liittyy tekemiseen ja aktiviteettien järjestykseen. Yleensä prosessi nähdään tekemisen ketjuna, jossa loogisessa järjestyksessä asia seuraa edellistä ja jotain saadaan aikaan vaihe vaiheelta. Tämä on yleensä keino saada monimutkaisia ja isoja asioita aikaiseksi. On vaikeaa rakentaa kokonainen valtameriristeilijä tuosta vain, mutta kun se pilkotaan pieniksi kokonaisuuksiksi, tulee sen toteuttaminen helpommaksi.

Historiantutkija Yuval Noah Harari esittää kirjassaan Sapiens: A Brief History of Humankind (2015) hienosti kuinka ihmisen ajattelun suuria vahvuuksia on kyky käsitellä ”keksittyjä” asioita, eikä vain yksilöinä vaan myös kollektiivisesti. Hän esittää kuinka asioiden ”todellisuus” riippuu määrittäjien yhteisestä käsityksestä ja puhuu inter-subjektiivisesta käsitteestä. Eli keksityt asiat ovat olemassa koska uskomme niihin yhdessä. Tällaisia selvästi olemattomia asioita ovat esimerkiksi raha ja velka, jotka ovat olemassa vain koska uskomme niihin yhdessä osana talouden järjestelmää. Nämä kuvitelmat mahdollistavat monia asioita, kuten yritysten ja yhteiskunnan toiminnan.

Prosessi terminä voi olla osa organisaation kulttuuria ja käsitystä maailmasta, koska ihmiset jakavat käsityksen totuutena. On myös mahdollista, että organisaation rahan ja arvon tuottamisen tapa vahvistaa prosessikäsitettä. Tuotteen valmistaminen tarvitsee tietyn järjestyksen, koska talon ikkunat eivät pysy paikoillaan ilmassa, jos tukirakenteet puuttuvat. Organisaatioissa, joissa prosessi on näkyvä ja ilmeinen tapahtumien tai koneiden ketju, on prosessin käsite osa kulttuuria ja näkyy. Ihmisillä on jopa työnimikkeitä, joihin on sisällytetty prosessi-termi.

Kuitenkin se, että näemme prosessin ketjuna tapahtumia ei ole kaikki prosessin käsitteestä. Voi olla mielekkäämpää tarkastella prosessia hieman ylempää ja puhua asioiden järjestyksen sijaan vaikutuksista. Näin ajatellen prosessi on jotain, jossa erilaiset asiat: tiedot, materiaalit ja ihmiset saavat aikaan jotain tarkoituksenmukaista: palvelun tai tuotteen. Puhutaan jalostamisen funktiosta, jota esimerkiksi SIPOC-kuvaus avaa.

Organisaation toiminta-ajatus tai missio määrittää sen prosessien tarkoituksen ja sen onnistumisen arviointiin käytettävät mittarit. Prosessissa raaka-aineet yhdistyvät lopputulokseksi kuten vihannekset juotavaksi tehosekoittimessa (input-process-output). Tässä näkemyksessä osittain luovutaan ketjumaisesti syy-seuraus -ajatuksesta ja pyritään ymmärtämään mitkä tekijät yhdessä saavat aikaan lopputuloksen. Puhutaan siis systeemin ajatuksesta.

Vaikutukset ja systeemi

Jos prosessin eri tekijöiden vaikutukset toisiinsa ymmärretään täysin, ei ongelmia ole ja saadaan aikaan juuri mitä halutaan, oikeassa määrässä ja ajallaan. Mutta jos prosessikäsityksemme määrittää ajatus, jossa tekeminen ja tekemisen järjestys määrittää onnistumisen, lähdemme etsimään ongelmia ja niiden aiheuttajaa mahdollisesti väärästä paikasta. Emme näin välttämättä edes hyväksy, että prosessin ulostulo (output) vaihtelee, vaan reagoimme kaikkeen muutokseen asetetusta tavoitteesta kuten sille löytyisi jokin yksittäinen syy itse muuttumattomasta ja staattisesta ketjusta.

Prosessin käsitteessä törmätäänkin hyvin äkkiä vaihtelun käsitteeseen ja tilastollisuuteen, joka on ajattelutapa ja keino käsitellä liiketoimintaprosessien ominaista epävarmuutta ja dynaamista luonnetta. Pitäisi ymmärtää, että prosessiin liittyy aina satunnaista ja ei-satunnaista vaihtelua ja vain tietämällä tekijöiden vaikutukset voidaan ennustaa millaista käyttäytymistä prosessin mittareilta voidaan olettaa.

Tällainen prosessin ulostulon optimointi on kuitenkin hyvin hankalaa, jos prosessin tai vaihtelun ilmiöistä ei ole organisaation eri tasoilla yhteistä käsitystä. Nämä ovat objektiivisia käsitteitä, jotka ovat olemassa vaikka emme niitä havaitse tai koe fyysisesti. Ne ovat samalla tavalla objektiivisia kuin se, että maapallo on pyöreä.Organisaation yhteinen käsitys prosessista, systeemistä ja vaihtelusta määrittää sen, miten niihin suhtaudutaan ja mitä niille voidaan tehdä. Hienoa tässä inter-subjektiivisessa käsitteessä on tietenkin se, että se muuttuu kun ihmisten käsitys todellisesta muuttuu. Tämä tapahtuu, kun henkilöt vaihtuvat tai tutkitaan prosessin vaikutuksia tieteellisesti. Tieteelliselle ajattelullehan on ominaista, että kyseenalaistamme nykyisen käsityksen ja opimme miten olimme väärässä!